Blijf de baas bij het gebruik van SaaS

Al enige jaren is “Cloud” de oplossing voor alle IT-problemen. Door het afnemen van een softwareapplicatie als cloud product wordt het voor veel gebruikers een stuk toegankelijker om gebruik te maken van een enorm aanbod.

Waarom SaaS?

Het kiezen en gebruiken van een applicatie is soms een eenvoudige keuze, maar soms zie je door de bomen het bos niet meer. Het kiezen van de applicatie is vaak nog het leukste van het hele proces. Want daarna moet het geïmplementeerd worden en erger, onderhouden worden. Zoals met ieder bezig, heeft ook software aandacht en ouderhoud nodig. Organisaties zitten niet meer te wachten op dure consultants die weken bezig zijn om maatwerk te bouwen dat na nooit meer wordt onderhouden omdat het niet gedocumenteerd is. Daarom is het verleidelijk om het uit de Cloud af te nemen, dit noemen we Software as a Service (SaaS).

Alle begin is leuk

Na het maken van de beslissing dat het pakket x wordt en dit als SaaS-dienst wordt afgenomen, want as a Service is betalen per maand per gebruiker, komt de volgende stap: het in gebruik nemen van de applicatie. Het voordeel van SaaS is dat er vaak redelijk veel standaard blijft, omdat het een applicatie is die gedeeld wordt met veel andere klanten. Het voordeel hiervan is dat de leverancier vaak zorgt voor ontwikkeling binnen deze applicatie en deze door de tijd heen beter wordt. Het risico zit ook in de laagdrempeligheid van de applicatie, want zonder goed projectplan en uitvoering, zal het waarschijnlijk stranden in een onvolledige implementatie en een desinvestering. Want SaaS klinkt flexibel, maar een applicatie inzetten die echt waarde toevoegt vergt commitment.

Hoe blijf ik de baas?

Door het afnemen van software als dienst, ben je automatisch geen eigenaar van de applicatie. Echter heb je nog wel steeds jouw data in de applicatie zitten en wil je daar ook in de toekomst over blijven beschikken. Er zijn meerdere scenario’s waarin je controle wilt houden over je eigen data. Hier volgen enkele voorbeelden.

  • Beschermen van data tegen verlies en diefstal
  • De leverancier stopt met de applicatie of met ondersteuning van onderdelen
  • Kiezen voor een andere applicatie en gegeven mee nemen naar de nieuwe applicatie
  • Faillissement leverancier

De voorbeelden hebben betrekking op keuzes die je zelf in de hand hebt of keuzes die door anderen worden opgelegd. Bekende voorbeelden zijn Google die al is gestopt met een hoop diensten die niet rendabel waren zoals Google+, Google Health en Google Glass. Het gebruik van een hoop van deze applicaties was gratis, maar het binnen een organisatie onverwacht over moeten stappen is zeker niet kosteloos.

Backup en Exit plan

Waarom zou je een back-up maken? Het is toch de verantwoordelijkheid van de leverancier? Dit is een veel gehoorde uitspraak en in beginsel ook waar. Echter zijn er wettelijke verplichtingen waar je aan moet voldoen. Zeker als het om het aandragen van juridische bewijslast gaat, kan dit soms om grote bedragen gaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een back-up van Office 365. Voor het investering van tijd en geld in een nieuwe applicatie denk dan direct na of je bij het beëindigen van de overeenkomst nog data uit deze applicatie wil behouden en hoe je die data kunt verkrijgen. Soms kan dit in overleg met de leverancier en soms door middel van andere tools.

Tot slot is het goed om bij belangrijke (kern) applicaties te kijken of de leverancier aangesloten is bij Escrow (https://www.escrowalliance.com/). Hierin kan een leverancier zijn broncode plaatsen waarin bij een faillissement de dienstverlening voortgezet kan worden.

Als je meer wilt weten over de verschillende risico’s en hoe je hier mee om kunt gaan, neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Vragen? Neem contact met ons op!

085-0292296

info@itvalidation.nl

Menu